ما هي خطة العمل وكيفية وضع خطة ناجحة؟

ما هي خطة العمل؟

ما هي خطة العمل؟ خطة العمل  هي استراتيجية أو مسار أو إجراء مقترح في إدارة المشروع وهو مستند يسرد الخطوات اللازمة لتحقيق الهدف.

أي أن خطة العمل توضح الموارد التي ستحتاج إليها للوصول إلى هذا الهدف ، وتضع جدولًا زمنيًا للمهام للوصول إلى هذا الهدف وتحدد أعضاء الفريق الذين ستحتاجهم للقيام بكل ذلك.

خطة العمل هي وثيقة توثق المشروع أي أنها قائمة مفصلة بالأعمال التي يجب القيام بها لإكمال هدف المشروع.

إنه يحدد الموارد التي ستحتاج إليها لتحقيق هذا الهدف وما سيكون جدولك الزمني ، المهام التي ينطوي عليها الانتقال من بداية المشروع إلى النهاية.

لا يقتصر دورك على اكتشاف المهام والجدول الزمني فحسب ، بل ستحدد الأشخاص الذين ستجمعهم لكي يعمل فريقك على هذه المهام.

خطوات خطة العمل

فوائد خطة العمل بسيطة: لقد حددت الآن ما هي الدورة التدريبية والموارد اللازمة للوصول إلى هدفك المعلن في المشروع.

من خلال جمع كل هذا في مستند, كما يمكنك التخطيط بنجاح أكبر لكيفية إكمال مشروعك.

يغمر الناس المصطلحات عندما يضطرون إلى التخطيط لمشروع ما ولكن كلمة “عمل” يمكن أن يفهمها الجميع.

أساسيات الحصول على خطة عمل معًا لأي مشروع  تتبع الخطوات الأربع الأساسية التالية:

1. إنشاء قالب

قم بإنشاء أو استخدام قالب خطة عمل بسيط لتجميع المهام والمواعيد النهائية والتعيينات.

هذا هو المكان الذي يتم فيه وضع كل ما يتعلق بالمهمة في خطة عمل مشروعك ، بحيث يكون لديك مكان لكل هذه المعلومات المهمة.

2. استخدم أداة

استخدم أداة لإبقائك في مهمة يحتوي ProjectManager على مميزات تساعدك في مراقبة التقدم والأداء وتقديم تقرير عنه.

احصل على عرض عالي المستوى للمشروع من خلال لوحات المعلومات المباشرة الخاصة بنا.

على عكس الأدوات الأخرى لا نجعلك تقوم بإعداد لوحة القيادة.

إنه جاهز للاستخدام في اللحظة التي تفتح فيها الأداة.

نقوم بحساب المقاييس المختلفة مثل تباين المشروع وعبء العمل والمزيد.

يتم عرضها في مخططات ورسوم بيانية سهلة القراءة.

شاركها مع أصحاب المصلحة لمنحهم التحديثات وقتما يريدون.

يبدو جيدا؟ جرب أداتنا مجانًا من خلال هذه النسخة التجريبية التي تبلغ مدتها 30 يومًا.

لوحة تحكم حية بستة مقاييس للمشروع

يحتوي ProjectManager على لوحة تحكم في الوقت الفعلي تعمل بمثابة تقرير حالة فوري.

3. اجعل فريقك يعمل على منصة واحدة

قم بضم الجميع إلى هذه الأداة حتى تعمل لصالح الفريق.

تأكد من أن الفريق يعرف كيفية استخدامه.

سواء كان ذلك اجتماعًا حول عملية أو جلسة تدريب أكثر تنظيمًا فأنت تريد أن يتمكن الجميع من استخدام الأداة قبل بدء العمل في المشروع.

4. إعداد التنبيهات

قم بإعداد التنبيهات التي تعمل لمساعدتك على أن تصبح أكثر فعالية.

قم بأتمتة الكثير من الأعمال المشغولة بحيث تتمتع بحرية القيام بالمزيد من الإدارة العملية.

تعد التنبيهات طريقة رائعة لإبقائك على اطلاع دائم بتقدم المشروع دون إبعادك باستمرار عن واجباتك الأخرى.

يمكن استخدام التنبيهات لإعلام التغييرات في المهام وإذا تمت إضافة أي منها  وهناك دائمًا حاجة لإدارة المهام بشكل أفضل.

كما يمكنهم ملاحظة الانتهاء من معلم رئيسي وهو مرحلة رئيسية من المشروع.

كما يمكن أن تعمل التنبيهات كملاحظات للتعليق على المهام والمستندات والمزيد.

أقرا ايضا :- ما هي استراتيجية التسويق؟

نصائح خطة العمل

بمجرد حصولك على خطة عمل كيف تعمل معها لتشغيل مشروع ناجح؟ فيما يلي بعض النصائح للمساعدة في تنفيذ الخطة الخاصة بك وتشمل:

1: ركز على الأولويات وما هو مستحق

2: ضع علامة على المهام المكتملة

3: تعيين شخص ما لكل مهمة

4: مناقشة المهام المعلقة أو الأخيرة

مثال على خطة العمل

اتبع مع هذا المثال لترى كيف يتم عادة وضع خطط العمل.

مهام

يمكن أن يساعدك ProjectManager في بناء خطة العمل الخاصة بك ثم وضعها موضع التنفيذ.

اجمع كل مهامك في عرض القائمة لدينا والذي يقوم بأكثر من مجرد تطبيقات قائمة المهام خفيفة الوزن.

على عكسهم يمكننا تحديد الأولويات وتخصيص العلامات وإظهار النسبة المئوية المكتملة لكل مهمة.

يمنحك برنامجنا المستند إلى السحابة بيانات في الوقت الفعلي لمساعدتك في إنشاء خطة عمل والالتزام بها.

عرض موسع للمهمة المحددة في عرض القائمة

استخدم عرض القائمة من ProjectManager لتنظيم خطة العمل الخاصة بك.

مراحل الملاحظة والتعيينات

من المهم ملاحظة جميع مراحل المشروع لمعرفة المهام التي ستتم ومتى.

ستحتاج إلى إجراء مهام لضمان تنفيذ العمل بشكل صحيح.

تتبع التقدم

بمجرد بدء المشروع ستحتاج إلى رسم مخطط لتقدم العمل الجاري.

يقودنا هذا إلى الجدول الزمني حيث سيكون لديك تاريخ بدء وتاريخ استحقاق لكل مهمة من مهامك بالإضافة إلى المدة التي تخطط لها لتستغرقها

حتى تتمكن من استخدام هذا كخط أساس والتأكد من بقائك في الهدف. يمكنك إنشاء مخطط زمني لمشروعك على مخطط جانت.

ملاحظة الموارد

ستدرج خطة العمل الخاصة بك قائمة بالموارد.

• من المسؤول عن أي مهمة ؟
• ما هي المواد المستخدمة؟
• ما هي تلك التكاليف؟

يجب أن يكون لديك قسم في خطة العمل للملاحظات التي لا تقع ضمن أي من الفئات الأخرى.

أقرا ايضا :- ما هو التسويق الإلكتروني؟

إدارة مشروعك من خلال خطة عمل

الحصول على خطة معًا هو الجزء الأول من إدارة المشروع.

تذكر أنه ليس شيئًا تكتبه وتضعه بعيدًا ولكنه مستند حي يجب أن يتبعك طوال دورة حياة المشروع.

أساسيات تخطيط المشروع

كيف يمكن أن يساعدك ProjectManager في خطة العمل الخاصة بك

إذا كنت تتطلع إلى وضع خطة عمل ثم اتخاذ إجراء بشأنها من خلال تنفيذ المشروع ومراقبته وإعداد التقارير عنه

كما يمكن لبرنامج إدارة المشاريع السحابي الخاص بنا استيراد خطة العمل الخاصة بك إلى مخطط جانت على الإنترنت.

كما يمكنك تنظيم المهام الخاصة بك ، وربط التبعيات وتعيين المعالم. يمكنك تصفية المسار الحرج.

عند الانتهاء من الجدولة قم بتعيين الأساس.

يتيح لك ذلك دائمًا رؤية التقدم المخطط له مقابل التقدم الفعلي لمشروعك لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح. جرب أداتنا مجانًا اليوم.

مخطط جانت مع الجدول الزمني وعرض الورقة

يمكنك تعيين المهام ومنح الفرق نظامًا أساسيًا تعاونيًا للتعليق ومشاركة المستندات ذات الصلة.

كما يمكن ربط المهام التابعة لتجنب الاختناقات وعندما تتغير الأشياء يمكن تعديل الجدول بسهولة عن طريق سحب وإفلات تواريخ البدء والانتهاء.

النسخ:

نتحدث اليوم عن كيفية وضع خطة عمل.

ما تعلمته من العمل مع بعض الفرق هو أن كلمة “مخطط جانت” أو “جدول المشروع” أو “خطة المشروع” قد تبدو مربكة للغاية.

لكن من الصعب دحض مصطلح “خطة عمل”.

علينا جميعًا اتخاذ الإجراءات اللازمة لإنجاز المشروع. أود اليوم أن أتحدث عن بعض الأساسيات وبعض النصائح لبناء خطة عمل.

أولاً وقبل كل شيء تريد إنشاء قالب بسيط لتوفير الوقت.

• ماذا يوجد في النموذج؟
• هل تريد أن تعرف ما هي خطوة العمل؟
• متى يحين موعدها؟ ومن الذي تم تعيينه؟

نريد استخدام أداة لإبقائك في مهمة.

باستخدام أداة وهي أداة محددة على الإنترنت يستخدمها الجميع , كما يمكن للجميع الوصول إلى البيانات على الإنترنت وفي الوقت الفعلي.

والثالث هو أنك تريد إشراك الجميع في الأداة بحيث تعمل مع الجميع وليس فقط لعدد قليل من الأشخاص.

من خلال التزام الجميع باستخدام نفس الأداة فأنت تضمن أن لديك بيانات في الوقت الفعلي يمكن للجميع الوصول إليها.

الخيار الرابع هو إعداد التنبيهات التي تعمل على مساعدتك على أن تصبح أكثر كفاءة.

هذه بعض الأشياء مثل المهام. من خلال وجود تنبيهات عند إضافة المهام أو تغييرها ، فهذا يساعدك على أن تصبح أكثر كفاءة فيما تفعله ، ويساعد الأشخاص الآخرين في المشروع على التنبيه بالتغييرات.

 عند اكتمال المعالم ، بهذه الطريقة ، يعرف الجميع متى حدثت أشياء رئيسية أو اكتملت في المشروع.

تعتبر الملاحظات رائعة للتعاون في المهام أو حتى المستندات ، مثل مستندات المتطلبات أو بعض المستندات الأخرى المهمة للمشروع.

بعض النصائح الهامة :-

رقم واحد: التركيز على أولويات ما هو مستحق الآن.

لا يشعر الأشخاص أو أعضاء الفريق بالارتباك عند النظر إلى كل الأشياء التي يتم إجراؤها ، لكنهم يركزون على “دعنا ننجز هذه الأمور الآن”.

ثانيًا: ضع علامة على المهام المكتملة على أنها مكتملة.

لن تضطر إلى الاستمرار في النظر إلى نفس المهام.

لقد انتهوا بالفعل وانتهوا واكتملوا. أبعدهم عن الطريق ، حتى لا تستمر في النظر إليهم.

ثالثا: هو تعيين شخص ما لكل مهمة.

تريد أن تتأكد من أنك تعرف من هو المسؤول عن كل مهمة.

إذا كانت لديك أسئلة ، لم يتم إنجاز شيء ما ، فأنت تعرف إلى من تذهب.

رابعا: هو مناقشة المهام المعلقة أو المتأخرة.

تريد أن تكون متأكدًا من معرفة ما إذا كانت هناك حواجز أو أسباب وراء عدم إنجاز بعض الأشياء.

في بعض الأحيان يحتاجون إليك وإلى مساعدتك لإنجاز الأمور.